Vos factures clients partent vers la plateforme agréée depuis votre workflow de vente. Vos factures fournisseurs arrivent directement dans Nicoka.
Demander une démonstrationLa réforme française impose aux entreprises d'échanger leurs factures par des plateformes agréées, et non plus par un PDF envoyé en pièce jointe. Nicoka est raccordé à Hubtimize, la plateforme agréée éditée par notre partenaire ESALINK : vos factures clients y sont transmises au format conforme, et vos factures fournisseurs vous reviennent directement dans votre environnement de gestion.
Vous n'avez pas besoin d'ouvrir un compte chez la plateforme agréée. Le raccordement se configure dans Nicoka, société par société, et vos habitudes de facturation ne changent pas.
La facture part au passage d'une étape de votre workflow de vente.
Les factures fournisseurs sont créées automatiquement, au statut Nouveau.
Chaque facture porte l'état de sa transmission, de l'envoi à la prise en charge.
Vos données de gestion restent hébergées en France.
Recevoir concerne toutes les entreprises. Émettre suit un calendrier progressif, selon votre taille.
Toute entreprise assujettie à la TVA en France doit être en capacité de recevoir ses factures au format électronique, quelle que soit sa taille.
L'obligation d'émission s'ouvre sur les structures les plus grandes. Leurs fournisseurs et leurs clients en ressentent les effets immédiatement.
Le PDF envoyé par courriel ne suffit plus entre entreprises françaises. La facture transite par une plateforme agréée.
Calendrier fixé par la loi de finances pour 2024, article 91.
De la transmission au suivi, chaque étape se fait depuis l'écran où vous travaillez déjà.
La facture est transmise au passage de l'étape « Envoyé à la plateforme agréée », depuis l'écran de la facture. Un bouton de transition, pas un export à préparer.
Nicoka vérifie les informations obligatoires de la facture et de la fiche client. S'il en manque, une fenêtre vous permet de les compléter sur place.
Nicoka interroge l'annuaire national à partir du SIRET ou du SIREN de votre client. Si plusieurs résultats existent, vous choisissez le bon.
Une activité rattachée à la facture vous dit si elle a été transmise, si elle a été prise en charge par la plateforme, si une erreur a été détectée.
Les factures reçues sont créées automatiquement dans vos factures fournisseurs, au statut Nouveau. Vous les traitez avec vos processus habituels.
Un service est créé par société à raccorder, avec son propre workflow de vente. Les groupes multi-entités gardent des flux séparés.
Quatre étapes dans Nicoka, puis une signature. Le raccordement devient effectif à la date que vous avez choisie.
Dans Paramétrage, Administration, Inter-applications, Services, en choisissant le type Hubtimize, facturation électronique.
Informations légales, numéro de SIREN comme identifiant de facturation électronique, adresse du signataire, date de raccordement souhaitée.
Une coche dans la colonne Actif suffit. Votre inscription est alors prise en compte par la plateforme agréée.
La plateforme agréée vous envoie un dossier de raccordement à signer électroniquement. Après signature, aucune action supplémentaire dans Nicoka.
Vos workflows de vente accueillent ensuite l'étape « Envoyé à la plateforme agréée », qui déclenche la transmission. Nos fiches de support détaillent chaque écran.
Lire la documentationCe que l'on nous demande le plus souvent sur la facturation électronique dans Nicoka
La réforme de la facturation électronique est la transformation administrative la plus concrète que connaissent les entreprises françaises depuis le prélèvement à la source. Elle ne touche pas seulement la comptabilité : elle touche la façon dont une facture est produite, contrôlée, envoyée, reçue et archivée. Pour une société de services, un cabinet ou une ESN, c'est la chaîne complète qui est concernée, du devis signé jusqu'à l'encaissement.
Jusqu'ici, une facture entre entreprises françaises pouvait circuler sous forme de PDF, par courriel. La réforme met fin à cette liberté pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA en France. La facture devient un fichier structuré, lisible par une machine, contrôlé avant transmission, et elle transite par une plateforme agréée par l'administration fiscale. Une facture mal formée n'arrive pas : elle est rejetée.
Deux conséquences pratiques en découlent. La première est que les mentions obligatoires deviennent bloquantes : le numéro SIREN du client, la nature de l'opération, les références de commande ne sont plus des champs de confort, ce sont des conditions de transmission. La seconde est que le suivi change de nature : vous ne savez plus simplement qu'un courriel est parti, vous savez qu'une facture a été prise en charge, ou qu'elle a été refusée, et pourquoi.
La réforme distingue nettement la réception et l'émission. Recevoir est une obligation qui vaut pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026, sans distinction de taille. Émettre suit un calendrier progressif : les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ouvrent la marche au 1er septembre 2026, les PME, les TPE et les micro-entreprises suivent au 1er septembre 2027.
Cette asymétrie explique une confusion fréquente. Beaucoup de dirigeants pensent avoir du temps parce que l'obligation d'émission les concernera plus tard. Or leurs fournisseurs, eux, émettent déjà : une facture électronique peut arriver dans leur environnement de gestion dès maintenant, et elle doit pouvoir être reçue et traitée.
Un logiciel de gestion prêt pour la réforme doit tenir quatre promesses. Il doit être raccordé à une plateforme agréée par l'administration, ce qui suppose un travail d'intégration technique et un partenariat, pas une simple option à cocher. Il doit contrôler les données avant l'envoi, parce qu'une facture rejetée coûte un cycle de relance complet. Il doit intégrer les factures reçues sans ressaisie, faute de quoi la réception devient une charge administrative supplémentaire. Il doit enfin donner un état de transmission lisible, facture par facture, pour que la relance client reste possible.
Nicoka répond à ces quatre points. L'émission se déclenche depuis une étape du workflow de vente, avec les contrôles intégrés et la recherche automatique de l'adresse de facturation dans l'annuaire national. La réception crée les factures fournisseurs automatiquement, au statut Nouveau. Le suivi est porté par une activité rattachée à la facture. Et le raccordement lui-même se configure dans Nicoka, sans compte à ouvrir ailleurs.
Le vocabulaire de la réforme mérite une précision, parce qu'il est souvent employé à tort dans les argumentaires commerciaux. Une plateforme agréée est une société immatriculée par l'administration fiscale, qui transporte les factures et remonte les données réglementaires. Une solution compatible est un logiciel de gestion qui s'est connecté à une plateforme agréée, et qui offre à ses utilisateurs la conformité sans changement d'outil.
Nicoka est une solution compatible. Notre partenaire ESALINK édite la plateforme agréée Hubtimize, immatriculée auprès de l'administration fiscale, et c'est par elle que vos factures circulent. Le périmètre couvert par ce partenariat, annoncé publiquement en octobre 2025, porte sur l'émission, la réception et l'e-reporting. Nous tenons cette distinction parce qu'un éditeur qui se présenterait lui-même comme plateforme agréée vous exposerait à une mauvaise surprise le jour du contrôle.
L'intérêt d'un outil de gestion intégré est là : la facture électronique n'est pas un objet isolé, c'est l'aboutissement d'une chaîne. Le devis devient commande, la commande porte un projet ou une mission, les temps saisis alimentent la facture, la facture part vers la plateforme agréée, l'encaissement se suit dans le même écran. Chaque rupture dans cette chaîne est une ressaisie, et chaque ressaisie est une erreur possible, donc un rejet possible.
Nicoka réunit la gestion commerciale, les achats, les projets et la facturation dans un même environnement, utilisé par plus de 250 clients et 30 000 utilisateurs dans 30 pays, avec des données hébergées en France. La facturation électronique s'y ajoute comme une étape de plus dans un flux existant, pas comme un outil supplémentaire à administrer.
Pour aller plus loin : comment la facturation électronique fonctionne dans Nicoka, configurer le service de raccordement, adapter vos workflows de facturation.
