Politique de confidentialité

En tant que société éditrice du logiciel Nicoka, Orinea SARL (« Nous », « Nicoka ») s'engage à protéger et à respecter votre vie privée. Cette politique de confidentialité (« Politique ») définit la base sur laquelle les données personnelles recueillies auprès de vous, ou que vous nous fournissez, seront traitées par nous. Veuillez lire attentivement ce qui suit pour comprendre notre point de vue et nos pratiques concernant vos données personnelles et la façon dont nous les traitons.

Orinea SARL est une société française enregistrée au tribunal du commerce de Paris sous le numéro 518 090 733 et son siège social se trouve au 56 rue de Londres, 75008 Paris, France.

Les informations que nous pouvons recueillir auprès de vous

Nous pouvons collecter et traiter les informations suivantes :

Les informations que vous fournissez en remplissant des formulaires sur notre site www.nicoka.com (« Site web »). Cela inclut les informations fournies au moment de l'enregistrement pour utiliser notre service, lors de l'abonnement, ou lorsque vous nous signalez un problème.
Si vous êtes une société, les informations concernant votre organisation et son personnel.
Si vous nous contactez, nous pouvons garder une trace de cette correspondance.
Nous pouvons également vous demander de remplir des sondages que nous utiliserons à des fins de recherche, même si vous n'avez pas à y répondre.
Le détail des transactions que vous effectuez sur notre service.
Le détail de vos visites sur notre site, y compris les données de trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données de communication, ainsi que les ressources auxquelles vous accédez.
Les données issues de vos comptes tiers connectés (Google, Microsoft 365, LinkedIn, etc.) lorsque vous choisissez de les relier à Nicoka. Le traitement spécifique des données Google est décrit dans la section Utilisation des données Google ci-dessous.

Comment nous stockons vos données personnelles

Toutes les données traitées par Nicoka sont hébergées en France, dans des datacenters opérés par OVHcloud, Claranet et Naitways, qui agissent en qualité de sous-traitants au sens du RGPD. Aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne.

Nous prenons toutes les mesures appropriées pour nous assurer que les données personnelles sont conservées en lieu sûr pendant la durée de votre utilisation de notre service : chiffrement en transit (TLS), chiffrement au repos, contrôle d'accès strict, journalisation des accès, sauvegardes régulières.

Malheureusement, la transmission d'informations via Internet n'est pas entièrement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des données transmises à notre service. Une fois que nous avons reçu vos informations, nous utilisons des procédures strictes et des dispositifs de sécurité afin d'empêcher tout accès non autorisé.

Si vous avez des questions sur la façon dont nous stockons et utilisons les données recueillies vous concernant, veuillez nous contacter à dpo@nicoka.com.

Adresses IP et cookies

Nous pouvons collecter des informations sur le type d'ordinateur que vous utilisez, y compris le cas échéant votre adresse IP, votre système d'exploitation et le type de navigateur, pour l'administration de notre système. Ce sont des données statistiques sur les actions et les habitudes de navigation de nos utilisateurs, qui ne permettent pas d'identifier un individu.

En outre, notre site utilise des cookies. Un cookie est un petit fichier de lettres et de chiffres que nous mettons sur votre ordinateur si vous l'acceptez. Ces cookies nous permettent de vous distinguer des autres utilisateurs du site web, ce qui nous permet de vous offrir une bonne expérience lorsque vous naviguez sur notre site et nous permet également d'améliorer le site.

Les cookies que nous utilisons sont des cookies dits « analytiques ». Voici une liste de leurs utilisations :

Reconnaître et compter le nombre de visiteurs et évaluer comment ils naviguent sur le site quand ils l'utilisent. Cela nous aide à améliorer la façon dont fonctionne notre site web, par exemple en nous assurant que les utilisateurs trouvent facilement ce qu'ils cherchent.
Comprendre ce qui intéresse les visiteurs en utilisant le site. Notre partenaire publicitaire, Google, nous permet d'effectuer un reciblage publicitaire en fonction des interactions effectuées sur des sites précédents.
Identifier un utilisateur à travers les différentes pages de notre site web, au sein de notre propre site web, à travers d'une ou de plusieurs sessions. C'est ainsi que l'utilisateur n'a pas besoin de fournir un mot de passe à chaque page visitée.
Être en mesure de récupérer les données précédemment stockées, par exemple les informations que l'utilisateur a préalablement soumis au site web.

Utilisation des données Google (Gmail, Google Agenda, Google Drive)

Lorsque vous connectez votre compte Google à Nicoka, vous nous autorisez explicitement, via le protocole OAuth 2.0, à accéder à certaines de vos données Google. Cet accès est strictement encadré par les Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.

Scopes OAuth demandés par Nicoka

Selon les fonctionnalités que vous activez, Nicoka peut demander les autorisations (scopes) suivantes :

https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — pour identifier votre compte Google par votre adresse email.
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile — pour récupérer votre nom et votre photo de profil afin de personnaliser votre expérience.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.send — pour envoyer des emails depuis votre adresse Gmail à vos candidats et clients depuis l'interface Nicoka.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly — pour lire les emails que vous choisissez d'associer à un candidat ou à un contact dans Nicoka.
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — pour créer et gérer des événements (entretiens, rendez-vous) dans votre agenda Google.
https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly — pour afficher vos disponibilités dans Nicoka.
https://www.googleapis.com/auth/drive.file — pour stocker ou récupérer uniquement les fichiers spécifiquement créés ou ouverts par Nicoka (CV, documents associés à un candidat). Nous n'accédons à aucun autre fichier de votre Drive.

Vous pouvez à tout moment consulter la liste exacte des autorisations accordées à Nicoka depuis votre compte Google, à l'adresse https://myaccount.google.com/permissions.

Finalités du traitement

Les données Google sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités de Nicoka :

Synchroniser vos échanges email avec les fiches de vos candidats et clients ;
Envoyer des emails depuis Nicoka en utilisant votre adresse Gmail ;
Centraliser vos rendez-vous de recrutement dans votre agenda ;
Stocker et récupérer les documents (CV, pièces jointes) liés à votre activité de recrutement.

Utilisation par notre Assistant IA

Nicoka intègre un Assistant IA. Le traitement des données Gmail par notre IA est strictement encadré :

Les emails Gmail ne sont jamais envoyés automatiquement à un système d'IA.
Un email Gmail n'est traité par l'IA que si vous, l'utilisateur, choisissez explicitement de l'associer à une fiche candidat ou contact dans Nicoka, transformant ainsi cet email en « activité » sur la fiche.
Une fois associée à une fiche, cette activité peut être utilisée par l'IA uniquement sur votre demande explicite (par exemple : « rédige une réponse à cet email » ou « résume cet échange »).
Les traitements IA s'effectuent dans le contexte exclusif de votre propre compte. Aucune donnée n'est partagée entre comptes clients.

Engagement Limited Use

Conformément aux Limited Use Requirements de Google, Nicoka s'engage à :

Ne pas utiliser les données Google à des fins publicitaires, y compris la publicité reciblée, personnalisée ou basée sur les intérêts.
Ne pas transférer les données Google à des tiers, sauf :
- lorsque cela est nécessaire pour fournir ou améliorer les fonctionnalités visibles par l'utilisateur ;
- pour des raisons de sécurité (enquête sur un abus, par exemple) ;
- pour se conformer à des obligations légales ;
- dans le cadre d'une fusion, acquisition ou cession d'actifs, sous réserve d'obtenir votre consentement explicite préalable et conformément à la politique de Google.
Ne pas autoriser des humains à lire vos données Google, sauf :
- avec votre consentement explicite ;
- pour des raisons de sécurité (enquête sur un abus) ;
- pour se conformer à la loi ;
- à des fins opérationnelles internes, et uniquement après anonymisation et agrégation des données.
Ne pas utiliser les données Google pour entraîner, améliorer ou développer des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique généralisés. Tout traitement par notre Assistant IA se limite strictement à l'exécution d'une demande de l'utilisateur dans le contexte de son propre compte.

Hébergement et sous-traitants

Les données Google synchronisées sont hébergées exclusivement en France, dans nos datacenters OVHcloud, Claranet et Naitways. Aucune donnée Google n'est transférée à un sous-traitant en dehors de l'Union européenne.

Durée de conservation

Les données Google sont conservées tant que votre compte Nicoka est actif et que la connexion à votre compte Google est maintenue. Vous pouvez à tout moment demander la suppression de ces données en écrivant à dpo@nicoka.com, ou en supprimant votre compte Nicoka.

Révocation de l'accès

Vous pouvez révoquer à tout moment l'accès de Nicoka à votre compte Google :

depuis votre espace Nicoka, dans les paramètres d'intégration ;
ou directement depuis votre compte Google, à l'adresse https://myaccount.google.com/permissions.

Utilisation de vos informations

Nous utilisons les informations vous concernant de la façon suivante :

Pour nous assurer que le contenu de notre site est présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre appareil.
Pour vous fournir les informations, produits ou services que vous nous demandez ou que nous pensons susceptibles de vous intéresser.
Pour mener à bien nos obligations découlant des contrats conclus entre vous et nous, si vous êtes un client.
Pour vous permettre de participer à certaines fonctionnalités de notre service, lorsque vous choisissez de le faire.
Pour vous informer des changements à notre service.

Divulgation de vos informations

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :

Dans le cas où nous vendrions ou achèterions une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pourrions divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l'acheteur potentiel d'une telle entreprise ou de tels actifs.
Si nous, ou la quasi-totalité de nos actifs, sommes acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles détenues par nous au sujet de nos clients seraient l'un des actifs transférés.
Si nous sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à une obligation légale, ou en vue de respecter ou d'appliquer les modalités du site web et d'autres accords. Nous nous efforcerons de minimiser une telle divulgation au strict nécessaire et, si possible, nous vous transmettrons un préavis.
Pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité d'Orinea SARL, du site web, de nos utilisateurs et de tiers.

Important : ces dispositions ne s'appliquent pas aux données obtenues via les API Google, qui sont régies exclusivement par la section Utilisation des données Google ci-dessus, conformément aux exigences Limited Use de Google.

Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie.
Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données.
Droit à la limitation du traitement.
Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
Droit d'opposition au traitement.
Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela compromette la légalité du traitement effectué avant ce retrait.
Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

L'exercice de ces droits est gratuit. Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à dpo@nicoka.com. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois maximum.

Liens vers d'autres sites

Le site peut, de temps à autre, contenir des liens vers des sites web de nos réseaux partenaires, annonceurs et affiliés. Si vous suivez un lien vers l'un de ces sites, veuillez noter que ces sites ont leurs propres politiques de confidentialité et conditions d'utilisation, et que nous n'acceptons aucune responsabilité pour ces politiques et conditions. Veuillez vérifier ces politiques avant de soumettre des données personnelles sur ces sites.

Changements de notre politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Toute modification que nous pourrions apporter à notre politique à l'avenir fera l'objet d'une information et sera mise à votre disposition sur notre site web. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Contact

Toutes les questions, commentaires et demandes concernant cette politique de confidentialité, ou l'exercice de vos droits RGPD, doivent être adressés à :

Délégué à la protection des données (DPO)
Email : dpo@nicoka.com
Courrier : Orinea SARL — DPO — 56 rue de Londres, 75008 Paris, France